Fem fejltagelser, der forhindrer dig i at styre dine arbejdsopgaver effektivt
Det kan være en stor udfordring at styre dine arbejdsopgaver. Det er trods alt ikke alle, der har det lige godt med de mange forskellige former for organisationssystemer, der findes. Når det er sagt, så er det ligegyldigt, hvor ubehageligt eller uproduktivt dit eget skema er, så har du normalt ikke en tendens til at bruge tid på at definere protokoller til at forbedre din produktivitet.
Men ved at designe og implementere en metode til at styre dine arbejdsopgaver kan du opnå store fordele. Den vigtigste af dem ville være at spare tid. Det vil betyde, at du undgår at vente med at udføre visse aktiviteter til sidste øjeblik, så du bliver mere effektiv.
Nogle gange begår du fejl og lider under de deraf følgende sanktioner. Det er kun små fejl, men fordi de ikke er så tydelige, lægger man ofte ikke mærke til dem. Men du bemærker den tid, du har brugt på dem, og at dit arbejde hober sig op.
Lad os se på fem af de mest almindelige fejl, du kan begå i forbindelse med styringen af dine arbejdsopgaver.
“Selv om et bjerg er højt, er der altid en måde at nå toppen på.“
-Vietnamesisk ordsprog-
1. Skriv ikke dine opgaver ned forskellige steder, når du vil styre dine arbejdsopgaver effektivt
Det er vigtigt, at dit system til forvaltning af arbejdsopgaver er pålideligt. En vigtig faktor i denne henseende er at have en enkelt registrering af dine udestående opgaver, da det er det værktøj, du bruger, når du arbejder.
Du skriver sandsynligvis dine planlagte opgaver ned ét sted. I løbet af dagen, ugen eller måneden dukker der imidlertid andre aktiviteter op, som ikke var planlagt, og du ender måske med at skrive dem ned i den notesbog, du har nærmest ved hånden.
Det er en fejl, da det spreder oplysningerne og ikke giver dig mulighed for at følge korrekt op på dine udestående opgaver. Du bør faktisk altid skrive alt ned ét sted.
Hvis du har alle dine opgaver på én liste, forbedrer du din præstation og produktivitet.
2. Prioritér korrekt
Hver aktivitet, du skal tage dig af, har en bestemt prioriteringsrækkefølge, eller det bør den i hvert fald have. Du kan dog have en tendens til at sætte alt, der ikke er vigtigt, på listen “senere” eller “en anden dag”. Det er sådan, at disse lister ender med at blive gigantiske.
Faktisk mister du senere det, du sparer af tid ved at udsætte, fordi du ophober for mange uafsluttede opgaver. Derfor bør du forsøge at afsætte et par timer om ugen til at udføre de opgaver, der ikke er af stor betydning, eller som ikke har en tidsfrist. Dette vil bidrage til at gøre forvaltningen af dine arbejdsopgaver mere effektiv.
3. Prøv at gribe opgaverne an ved at dele dem op
En anden nøgle til at styre dine arbejdsopgaver er at gribe de store aktiviteter an på den rigtige måde. Det skyldes, at når disse er virkelig store eller komplekse, kan du køre fast eller blive forvirret. Det bedste er at opdele dem i dele på en logisk og sammenhængende måde.
Denne underopdeling giver mental orden og muliggør en bedre organisering af din tid. Det har også en positiv indvirkning på din motivation, da det at afslutte hver enkelt fase giver dig indtryk af, at du gør fremskridt, hvilket betyder, at du føler dig tilfreds. Det vigtigste er, at du udfører dit arbejde bedre.
4. Kryds din to-do-liste af for bedre at styre dine arbejdsopgaver
Din to-do-liste bør altid være lige ved hånden. Den er en af dine vigtigste allierede, når du vil styre dine arbejdsopgaver. Ikke alene hjælper den dig med at huske de aktiviteter, du skal udføre, men ved at visualisere dem vil du kunne opdage dine fejl og omstrukturere din tid i overensstemmelse hermed.
Denne liste er særlig vigtig i tider, hvor der er masser af arbejde, og tiden er knap. Selv om du måske er stolt af din gode hukommelse eller din instinktive evne til at planlægge, er sandheden, at det i stressede tider er virkelig nemt at glemme relevante opgaver.
Prioritering af arbejde er ikke dårligt, men hvis det er en kontinuerlig handling, kan det skabe uorganisering og kaos.
5. Investér tid i at organisere og omorganisere dine opgaver
Ideelt set bør du have en god metode til at organisere forvaltningen af dine arbejdsopgaver, men du bør ikke tage det til det yderste. Med henblik på at være mere effektiv kan du f.eks. sætte tingene i rækkefølge ved at bruge farver med iøjnefaldende etiketter osv.
Det kan dog resultere i, at du bruger mere tid på at forskønne dine planer end på faktisk at udføre de opgaver, der skal udføres.
En god metode er altid praktisk og effektiv. Den bør ikke tage lang tid at opdatere eller omsætte i praksis. Hvis du ikke har en sådan metode, er det måske på tide at ændre den.
Alle citerede kilder blev grundigt gennemgået af vores team for at sikre deres kvalitet, pålidelighed, aktualitet og validitet. Bibliografien i denne artikel blev betragtet som pålidelig og af akademisk eller videnskabelig nøjagtighed.
- Caparrós Carrillo, A. (2022). Sistema seguro para la gestión de tareas en proyectos.
- Fontalvo Herrera, T., De La Hoz Granadillo, E., & Morelos Gómez, J. (2018). La productividad y sus factores: incidencia en el mejoramiento organizacional. Dimensión empresarial, 16(1), 47-60.
- García Sanz, V. (2012). La motivación laboral, estudio descriptivo de algunas variables.