Sådan automatiserer du dine gentagne opgaver og får mere tid til rådighed
Når det drejer sig om automatisering af gentagne opgaver, tænker de fleste på teknologisk assistance. Men hvis automatiseringen udføres korrekt, kræver det mere mental organisering end software og teknologi, selv om disse også kan hjælpe.
I dagens verden skal du hver dag udføre et stort antal opgaver, fra de mest enkle til de mere komplekse. Mange af dem er ens, men af en eller anden grund har du ikke en tendens til at automatisere disse gentagne opgaver. Resultatet er, at du spilder værdifuld tid, som du kunne have sparet.
Selv i de mest kreative opgaver er der gentagelser. Faktisk har du sandsynligvis en mere struktureret rutine, end du måske tror. Der er naturligvis daglige variationer i disse gentagne opgaver, men deres væsentlige skema forbliver det samme. Af denne grund er det muligt at automatisere dem. Lad os finde ud af, hvordan du gør det.
“Automatisering forbedrer menneskets liv.”
-Manish Sharma-
Identificér dine gentagne opgaver
Det første skridt til automatisering af dine gentagne opgaver er indlysende: Du skal identificere dem. Til dette formål skal du observere dig selv i et par uger (mindst). Du vil se, at der er visse aktiviteter, som du gentager hver dag, og som er lette at genkende. F.eks. at stå op, gå i bad, spise morgenmad, gå på arbejde, spise aftensmad osv.
Der er også andre aktiviteter, som i første omgang måske ikke ser ud til at være så gentagne, men som indgår i din daglige, ugentlige eller månedlige rutine. F.eks. at skrive en rapport, gennemgå andres arbejde, svare på anmodninger osv. Du ser dem måske ikke som gentagne opgaver, fordi de aldrig er helt ens. Men de er i bund og grund ekstremt ens, og derfor kan de i et vist omfang automatiseres.
Det første mål er at blive opmærksom på de globale opgaver, som du udfører gentagne gange, selv om de varierer i indhold eller form. Her er nogle tips:
- Nævn hver enkelt opgave, som du skal udføre på arbejdet. F.eks. rapportskrivning, evaluering af samarbejdspartnere, udarbejdelse af grafik osv.
- Notér dine daglige aktiviteter, og giv altid den samme opgave det samme navn. Med andre ord skal du ikke sige “løngennemgang” i dag og “lønvurdering” i morgen, men altid beholde den samme betegnelse.
- Efter to uger skal du gennemgå dine noter og identificere, hvilke opgaver der er gentagende.
Automatisér dine procedurer
Automatisering af gentagne opgaver svarer til automatisering af procedurerne for udførelsen af dem. I praksis specificerer du hvert enkelt trin, der skal udføres for at gennemføre en bestemt aktivitet. Når du har gjort det, skal du besvare følgende spørgsmål:
- Er der nogen trin, du kan slette eller slå sammen med et andet?
- Hvilke trin kan mekaniseres, og hvilke kan ikke?
- Er der mulighed for at oprette en skabelon til at udføre et eller flere af disse trin?
- Er der et program eller en app, der gør det nemt at udføre et eller flere af disse trin?
- Kan man samle et eller flere af trinene i en opgave med trinene i en anden opgave?
Når du har besvaret disse spørgsmål, er du klar til at automatisere dine gentagne opgaver. Når det er sagt, er det ikke særlig let at nå til dette punkt, fordi du skal udføre et detaljeret observations- og analysearbejde. Men det er virkelig det hele værd, fordi du kan frigøre omkring 30-40 procent af din tid.
Automatisering af gentagne opgaver er et spørgsmål om analyse
På en måde automatiserer vi alle sammen gentagne opgaver. Faktisk er vores hjerner gode til det, og de gør det, uden at vi overhovedet er klar over det. Men hvis vi ikke bliver bevidste om det, er vores automatisering af procedurer måske ikke optimal.
Derfor er bevidst automatisering af opgaver et middel til at optimere processer, som din hjerne allerede har udført. Når du først har fundet de mest smidige og effektive procedurer, vil du nemt tilpasse dig dem, fordi din hjerne elsker at følge mønstre. Det betyder, at den ikke behøver at arbejde så hårdt.
Hvis du gør det ordentligt, bliver du mere organiseret og får også mere tid til rådighed til alt det, der ikke kan automatiseres, som f.eks. kreativitet, at have det sjovt og afslapning.
Alle citerede kilder blev grundigt gennemgået af vores team for at sikre deres kvalitet, pålidelighed, aktualitet og validitet. Bibliografien i denne artikel blev betragtet som pålidelig og af akademisk eller videnskabelig nøjagtighed.
- Lillo, S. G. (2021). Equilibrio y organización de la rutina diaria. Revista Chilena de Terapia Ocupacional, 22(2), 169-176.
- Pérez Echevarría, M. P., & Pozo Municio, J. I. (2001). Automatizar para pensar. Cuadernos de pedagogía.
- Pina, M. J. B. (2016). Método de evaluación ergonómica de tareas repetitivas, basado en simulación dinámica de esfuerzos con modelos humanos (Doctoral dissertation, Universidad de Zaragoza).