Tidsblokke: En metode til at øge produktiviteten
Anvendelse af tidsblokke er en tidsstyringsstrategi, der er udviklet til at planlægge din dag i begrænsede tidsblokke. Det er naturligvis også muligt at planlægge hver dag i ugen eller måneden. Den grundlæggende tidsenhed er dog en dag.
Et af de særlige elementer ved tidsblokke er, at metoden i modsætning til andre strategier fokuserer på at beskytte din hviletid og fritid. Faktisk er disse områder klart differentieret i din daglige planlægning og spiller en virkelig relevant rolle.
Desuden sigter tidsblokke mod at undgå tre af de store daglige onder: Udskydelse, multitasking og manglende tid til at fuldføre opgaver. Ligesom andre strategier virker den ikke af sig selv og heller ikke med det samme. Det er faktisk normalt, at man efter at have indført den i første omgang skal foretage justeringer og tilpasse den.
“ Jeg vogter min tid voldsomt og uden undtagelser .”
-Gary Keller-
Tidsblokke
I dag er mange mennesker nødt til at arbejde ekstra timer for at fuldføre deres opgaver eller er tvunget til at lade verserende opgaver vente til en anden dag på grund af tidsmangel. Når dette sker, er der noget galt. Enten er de overbelastet, eller også forvalter de deres tid dårligt. Det er som regel sidstnævnte.
Tidsblokke er en enkel og intuitiv strategi, som ikke kræver nogen software eller computerprogrammer. Den er baseret på sund fornuft. Ved at opdele din tid i blokke kan du bedre organisere dine aktiviteter og få tid til at gøre alt det, du har brug for at gøre.
Det er ligesom dine gamle skoleskemaer. Der var en blok med tid til matematik, så en anden til biologi osv. Der var også blokke til pause, frokost, gymnastik osv.
Logikken bag tidsblokke er den samme. Du fokuserer på en opgave eller en gruppe af opgaver i højst en time. Du differentierer også din tid til hvile og gennemfører en hel dag på højst seks eller syv timer. Med denne strategi definerer du ikke kun, hvad du skal gøre (som en tjekliste), men også hvornår du skal gøre det.
Brug af tidsblokke
Nogle hævder, at brugen af tidsblokke kan øge produktiviteten med 100 %. Men hvis du vil udnytte denne metode, skal du sikre dig, at du ikke ender med at føle dig overvældet, fordi hvert minut af din dag er registreret, og du føler dig som en hamster i et hjul.
For at undgå dette skal du for det første huske at gruppere opgaver, der ligner hinanden, især mindre opgaver. Planlæg f.eks. ikke en blok til “besvarelse af e-mails”, men “kommunikation” i stedet. Det betyder, at du kan inkludere telefonopkald, WhatsApp-beskeder osv. samt e-mails. Det vil hjælpe dig med at få bedre styr på dine opgaver.
For det andet skal du ikke lave mikroblokke, men komplette blokke. Du vil måske gerne være rigtig detaljeret og oprette en blok eller underblok for hver opgave, men det virker næsten aldrig. Hvis du derfor vender tilbage til det tidligere eksempel, skal du lade det stå som “kommunikation” og ikke opdele det i “e-mails”, “opkald”, “WhatsApp” osv.
Det tredje tip er at sørge for at planlægge alt. Hvis det ikke står i din kalender, eksisterer det simpelthen ikke. Sæt de mindre opgaver ind, som du burde have udført for flere måneder siden, men ikke gjorde det, fordi du ikke planlagde dem. Medtag alt.
Afslutningsvis skal du tage hensyn til de tidspunkter, hvor du er mest produktiv til at udføre de mest komplekse opgaver. Hvis det er først på dagen, skal du planlægge dine vanskeligste opgaver på det tidspunkt. Hvis du føler dig som en zombie efter frokost, skal du planlægge dine mest enkle aktiviteter på det tidspunkt.
Fritid: Nøglen
Flere tilhængere af tidsblokke sikrer, at planlægningen sker på baggrund af pauser og fritid og ikke omvendt. Med andre ord er de første blokke, du bør planlægge, dem, der er reserveret til dig selv, din familie og afslapning.
Sæt først og fremmest en tidsfrist for at afslutte dit daglige arbejde og sig farvel til overarbejde. For det andet skal du efterlade tomme blokke af varierende varighed. De giver dig mulighed for at justere dagsordenen, hvis der opstår afbrydelser eller uforudsete begivenheder.
Du bør huske på, at intet tidsstyringsværktøj er nøjagtigt. Derfor vil du sandsynligvis være nødt til at foretage visse ændringer i løbet af dagen. Bare rolig, det er sådan, det fungerer. Men du vil uden tvivl opdage, at du vil blive mere præcis i din planlægning, så snart du begynder at bruge tidsblokke. Prøv det.
Alle citerede kilder blev grundigt gennemgået af vores team for at sikre deres kvalitet, pålidelighed, aktualitet og validitet. Bibliografien i denne artikel blev betragtet som pålidelig og af akademisk eller videnskabelig nøjagtighed.
- Sánchez Pernia, P. (2011). Herramientas para gestionar proyectos y tareas.
- Tselyaev, V. I. (2007). Quasiparticle time blocking approximation within the framework of generalized Green function formalism. Physical Review C, 75(2), 024306.