Sådan kan du planlægge din tid og være mere effektiv

13 august, 2020
Planlægning og prioritering er grundlæggende for at kontrollere din tid og dit liv, uafhængigt af din beskæftigelse. Forfatteren, Jory MacKay, har fremsat 21 strategier til at håndtere tiden effektivt. 

Ironisk nok, er det udfordrende for alle at vide, hvordan man håndterer sin tid. Ofte, har vi ikke tid til at håndtere “tiden”. Dog, er det værd at bruge lidt tid på at analysere, hvordan man bruger sin tid, og tænke over, hvordan man kan være mere effektiv.

Det er muligt at planlægge sin tid for at være mere effektiv i sit arbejde. Det tager ikke meget tid.

Når alt kommer til alt, går tiden hurtigt. Jo længere tid du venter med at håndtere den, des mere tid vil du miste. Og, jo mere energi du spilder, des flere muligheder vil du gå glip af.

Det er derfor, det er afgørende, at du analyserer den måde, du håndterer din tid på. Det vil hjælpe dig med at analysere, hvad du er nødt til at ændre, og dernæst implementere disse ændringer. 

Har du bemærket, hvor vigtigt ordet, tid, er her? Lad os tage et nærmere kig på, hvordan du effektivt kan håndtere din tid.

21 tips til at planlægge din tid og være mere effektiv

Tidshåndtering er komplekst, og det rangerer fra at øge produktiviteten til at balancere arbejdslivet og familielivet, og gøre dette uden at blive udbrændt. Det hele handler om at ændre vaner og etablere langsigtede mål, blandt andre ting.

Planlægning og prioritering er grundlæggende for at tage kontrol over dit liv og din tid, uafhængigt af din beskæftigelse. Forfatteren, Jory MacKay, har fremsat 21 strategier til at håndtere tiden effektivt.

Find ud af, hvordan du, på nuværende tidspunkt, bruger din tid

1. Forstå, hvorfor det er vigtigt at vide, hvordan du håndterer din tid. Tidshåndtering handler ikke om at undertrykke frygten for at spilde din tid. Det handler om at forstå de kraftfulde fordele ved at bruge den klogt.

2. Vær realistisk omkring, hvor meget arbejde du faktisk kan færdiggøre på en dag. Du tænker måske på tiden som en ressource, du simpelthen ikke kan få nok af, men mere af den vil ikke nødvendigvis være lig med produktivitet. Den mest simple form for tidshåndtering er at skemalægge, hvornår og hvor du vil arbejde, og holde dig til det. 

Kvinde, der arbejder

3. Find ud af, hvor du spilder din tid. Jo mere du forstår, hvordan du bruger din dag, på nuværende tidspunkt, des større påvirkning vil din indsats for at planlægge din tid være.

4. Sæt daglige mål for, hvordan du bruger din tid. Når du har et overblik over den, vil du være i stand til at lave daglige ændringer.

5. Skab en motiverende morgenrutine. En god morgenrutine kan forberede dig på en produktiv og meningsfuld dag på arbejde, da du vil se frem til det positive boost, som du vil udnytte resten af dagen.

6. Sig nej til multitasking. Studier viser, at det er umuligt for mennesker at koncentrere sig om mere end én opgave ad gangen. Hver gang du opdager, at du mister fokus, så stop op og skriv ned, hvad du tænker på, før du vender tilbage til den opgave, du er i gang med.

Prioritér meningsfuldt arbejde og uddelegér resten

Når du har fundet ud af, hvor al din tid forsvinder hen, er du nødt til at beslutte, hvad du bør og ikke bør gøre med den, forklarer MacKay. For at gøre dette, skal du:

7. Identificere det vigtige arbejde og adskille det fra resten. Du skal skelne mellem det, der haster, og det, der ikke gør, det, der er vigtigt, fra det, der ikke er. Det hjælper dig med at prioritere dine opgaver og udvikle et skema, der vil gøre det muligt for dig at lave mere af det vigtige arbejde og mindre af det, der ikke er vigtigt.

8. Først, skal du prioritere. Dernæst, skal du prioritere og, til sidst, prioritere. Du skal identificere, hvad der er dine primære mål og, fuldt ud, fokusere på dem.

9. Brug 30x-reglen til at uddelegere flere opgaver. MacKay foreslår at følge reglen, fremsat af Rory Vaden, forfatter af Procrastinate on Purpose. Reglen fremsætter, at du skal give 30 gange den tid, det tager for dig at færdiggøre en opgave, til at træne en anden i at udføre den.

Hvis du investerer tid i at træne nogen, som du kan delegere opgaver ud til, giver det dig omkring 1100 minutter i godtgørelse om året. Eller, som Vaden siger, en stigning på 733% i din ROTI (return of the time invested, på dansk; returnering af den tid, du har investeret).

10. Få “nej” tilbage i dit ordforråd. Ifølge en artikel fra The University of Chicago, der blev udgivet i Journal of Consumer Research, hvis deltagerne sagde; “Jeg vil ikke gøre noget”, i stedet for; “Jeg kan ikke gøre noget”, blev det muligt for dem nemmere at separere dem selv fra uønskede forpligtelser.

Etablér et dagligt skema for at planlægge din tid og være mere effektiv

Når du har gennemført alt det ovenstående, er det tid til at designe et skema, som du kan bruge til at håndtere din tid mere effektivt.

11. Lav skemaer, ikke deadlines. Her, gør MacKay brug af rådet fra James Clear, forfatter af Atomic Habits. Han påstår, at i stedet for at give dig selv en deadline til at færdiggøre noget, og, dernæst, føle dig mislykket, hvis du ikke får succes, bør du, i stedet, vælge det mål, der er vigtigst for dig.

Herefter, skal du lave dit skema, så du kan arbejde på det i henhold hertil.

12. Sæt dig mål med tid, ikke med opgaver. I stedet, skal du tage store opgaver og opdele dem i tidsmæssige sessioner. Ved at organisere din dag, ved at skemalægge din tid i stedet for dit arbejde, kan du gå fra at planlægge dit skema ud fra en ukendt dato (arbejde) til en kendt tid.

“En kalender er begrænset. Der er kun et bestemt antal timer på en dag. Det faktum bliver klart i det øjeblik, vi forsøger at udføre et urealistisk antal af ting på en begrænset plads.”

-Peter Bregman-

Glad mand på arbejde

13. Skemalæg tid til forstyrrelser og pauser. Du har brug for tid til at hvile, og du er nødt til at antage, at der vil komme forstyrrelser. Det vil være kaotisk, hvis du ikke planlægger dem.

Enten opstår der forstyrrelser, ellers fortæller din krop dig, at du har brug for at tage en pause. Hvis du ikke planlægger det, så vil dit perfekt etablerede program pludselig ende med at falde sammen, så snart det sker.

Allokér din tid

14. Adskil den tid, du bruger på at arbejde, fra den tid, du bruger på at planlægge. Det er meget nemt at fylde dine dage med administrative opgaver og ikke efterlade nok tid til det arbejde, der skal udføres. At gøre dette er meget anderledes fra at planlægge. 

15. Gruppér dine aktiviteter igennem ugen, og udnyt det momentum, du får fra en effektiv start. Newtons første bevægelseslov gælder også for produktivitet:

“Et objekt i hvile forbliver i hvile, og et objekt i bevægelse forbliver i bevægelse med den samme hastighed og i den samme retning, medmindre det bliver påvirket af en ubalanceret kraft.”

Brug placering til din fordel for at planlægge og håndtere din tid og blive effektiv

Din kalender eller dit skema er ikke det eneste værktøj, du har ved hånde, til at håndtere din tid. MacKay foreslår nogle ting, du kan bruge på din arbejdsplads, der kan påvirke den måde, du arbejder på.

16. Prøv teknikken, arbejdsstation-popcorn, på din arbejdsplads til at frigive tid. Hvis du ændrer arbejdssted i løbet af dagen, kan det være en fremragende måde til at opretholde din motivation og produktivitet på. Denne teknik, af Joel Runyon, virker således:

  • Først, skal du skrive alle de opgaver ned, du skal lave i dag.
  • For det andet, skal du opdele denne liste i 3 lige store sektioner (eller i 3 grupper).
  • Til sidst, skal du vælge 3 forskellige steder til hver sektion.

17. Arbejd med din krops naturlige energicyklus. Desuden, skal du arbejde ved at gøre det, der er bedst for dig. Så du ikke kun tænker på at planlægge din tid, men også din energi. 

Beskyt din tid

Der vil aldrig være en mangel på ting at gøre, der kræver din tid. Du er nødt til at lære at beskytte den ved at undgå at gøre det til en ulempe. MacKay foreslår følgende tips:

18. Brug strategisk dovenskab til at arbejde på de rigtige ting. Konceptet med “strategisk dovenskab” refererer til at prioritere arbejde og opgaver, der er vigtige, og tillade sig selv at være doven med dem, der ikke betyder noget. 

“Intet er mindre produktivt end at gøre noget, der slet ikke bør gøres.”

Peter Drucker

19. Automatisér din tid, der ikke er til forhandling, i løbet af dagen. Det er vigtigt, at du sikrer dig, at dine skemalagte arbejdssessioner forløber glat. For at dette kommer til at ske, er det meget vigtigt, at du beskytter dig selv fra distraheringer. 

Der er værktøjer, der kan hjælpe dig med at kommunikere til andre, at du ikke er tilgængelig i et givent øjeblik. Hvis det ikke fungerer for dig, så kan du se på andre måder til at lade folk vide, at du arbejder i øjeblikket, og at du ikke vil forstyrres.

Yvy Lee-metoden til at planlægge og håndtere din tid og være mere effektiv

20. Brug Ivy Lee-metoden til at afslutte dagen ordentligt. Ivy Lee foreslår denne simple femtrins daglige rutine til at opnå maksimal produktivitet:

  • Først, ved afslutningen af hver arbejdsdag, skal du skrive de 6 vigtigste ting ned, du er nødt til at opnå i morgen (du skal ikke skrive mere end 6 opgaver ned).
  • For det andet, skal du prioritere disse 6 opgaver efter vigtighed.
  • For det tredje, den næste dag, skal du kun koncentrere dig om den første opgave. Arbejd, indtil du er færdig med den, inden du går videre til den næste opgave.
  • Dernæst, skal du fortsætte med resten af listen på samme måde. Og, hernæst, når dagen når sin afslutning, skal du flytte eventuelle ufærdige opgaver til en ny liste med 6 opgaver til den efterfølgende dag. 
  • Til sidst, skal du gentage denne proces hver arbejdsdag.
Kvinde, der er klar til at planlægge sin tid for at være mere effektiv

21. Du skal ikke glemme de gavnlige effekter ved fritid. Håndtering af din tid betyder ikke, at du skal bruge mere tid på at arbejde. Det handler om at balancere dit arbejde og dit personlige liv, som vil holde dig sund og tilfreds. 

Det vil sige, du skal have rigeligt med tid til at sove, slappe af og socialisere dig. Og, endda til at lave absolut ingentig, hvis du har lyst til dette.

Sådan skal du planlægge din tid og være mere effektiv: Konklusion

At planlægge sin tid og være mere effektiv er et opnåeligt mål, og det er inden for alles rækkevidde. Dog, skal du være opmærksom på, at du er nødt til at stoppe op og tænke over, hvad du laver, hvorfor du laver det, og hvad det er, du virkelig gerne vil opnå. 

Brug noget tid (brug så meget, som du har brug for) på at analysere din rutine og genovervej dine opgaver. Lad de ovenstående indikationer til at håndtere din tid være din vejledning til at få dit arbejde, studie og personlige liv til at blive meget mere effektivt. Geskæftige personer får ikke nødvendigvis ting lavet, for slet ikke at tale om at afslutte dem.