Sådan kommer du ud af en uproduktiv cirkel

En uproduktiv cirkel er en ubehagelig tilstand. Det betyder, at du ikke er i stand til at fuldføre dine opgaver til tiden.

Bedømt og godkendt af psykolog Sergio De Dios González.

Skrevet af Edith Sánchez

Sidste ændring: 12 april, 2024

Når du sidder fast i en uproduktiv cirkel, føler du, at du har for mange opgaver i forhold til de ressourcer og den tid, du har til rådighed. Desuden øger en virkelig lang liste over gøremål fristelsen til at se den anden vej, da det får dig til at føle dig ubehageligt tilpas. Derfor leder du efter stimuli, der kan distrahere dig. Det betyder imidlertid, at din liste over gøremål bliver ved med at vokse.

Lad os f.eks. sige, at du har fem aktiviteter, du skal lave i dag, men da du ikke har tid til dem alle, laver du kun tre. I morgen skulle du lave yderligere fem opgaver, men da der nu er to tilbage fra i dag, skal du lave syv, hvilket er umuligt. Dynamikken fortsætter, du bliver oversvømmet af følelser af ubehag, og du ender med at være fanget i en uproduktiv cirkel.

Det sker, fordi du forvalter din tid dårligt. Det resulterer i mindre effektivitet og mere stress. Så hvad kan du gøre, hvis du befinder dig i denne slags situation? Vi vil forklare den uproduktive cirkel, og hvordan du undslipper den.

Den uproduktive cirkel

Du kan blive fanget i en uproduktiv cirkel uden at være klar over det. Faktisk har de en tendens til at starte stille og roligt og bliver først synlige, når de er virkelig udtalte. Dette er den slags dynamikker, der normalt opstår:

• Din arbejdsdag er ikke lang nok til, at du kan blive helt færdig med dine opgaver.
• Du udsætter de udestående opgaver til den følgende dag, men du bliver heller ikke færdig med dem, fordi de bliver ved med at hobe sig op, og der er for mange.
• Du beslutter dig for at forlænge din arbejdsdag. Men det udmatter dig, og du laver fejl eller gør meget langsomme fremskridt.
• Den næste dag er du mere træt end normalt. Du oplever arbejdsrelateret stress sammen med en følelse af, at du ikke har kontrol over situationen.
• Du fokuserer på dine presserende opgaver og forsøger at arbejde så hurtigt som muligt. Det betyder, at du laver flere fejl.
• Du fortsætter med at forlænge din arbejdsdag. Alligevel har du stadig følelsen af, at du ikke når derhen, hvor du gerne vil være.
• Du når et punkt, hvor du har mange uafsluttede opgaver. Som følge heraf begynder du at skære hjørner i et forsøg på at holde trit.
• Selv om du gør en stor indsats, får du ikke nogen anerkendelse for de opgaver, du har udført i så stor hast. Følelsesmæssigt er du et rod. Du er fanget i en uproduktiv cirkel.

Sådan kommer du ud af en uproduktiv cirkel

I det foregående afsnit beskrev vi den klassiske uproduktive cirkel. Det behøver dog ikke nødvendigvis at følge dette mønster. Faktisk er det sådan, at når du arbejder flere timer end normalt, og din ekstra indsats bare ikke er nok, er det tid til at stoppe op og tænke dig om.

Her er, hvordan du slipper ud af en uproduktiv cirkel.

Trin 1. Find dig selv

Brug en time på at lave en liste over alle de ting, du skal gøre i din uge. Inkluder dem alle. Lav derefter to lister mere. Den ene opdeler opgaverne efter deres vigtighed: de vigtigste først. Den anden liste opdeler dem efter, hvor presserende de er: de mest presserende først.

• Den øverste højre kvadrant vil stå for “mest presserende og vigtigste”.
• Den nederste venstre kvadrant står for “mindst presserende og mindst vigtig”.
• Den øverste venstre står for “mest presserende og mindst vigtigt”.
• Den nederste højre står for “mindst presserende og vigtigst”.

Tildel dine opgaver til hver kvadrant, og find ud af, hvilken kvadrant du bruger mest tid i. Succesfulde mennesker bruger mere tid i den øverste højre kvadrant.

Trin 2. Planlæg

Forpligt dig til at arbejde bare én ekstra time om dagen. Om en måned (højst to) skal du være i stand til at overholde din tidsplan uden at have brug for ekstra tid.

Opdel dagen i fire blokke. Brug 40 procent på dine mest presserende og vigtigste opgaver, 30 procent på de mest presserende og mindst vigtige, 20 procent på de mest vigtige og mindst presserende og ti procent på de mindst presserende og mindst vigtige. Organisér alting efter blokke, vurdér den tid, som hver opgave vil tage dig, og sæt dig selv daglige mål, som du skal nå.

Trin 3. Evaluér og opdater

Det er ekstremt vigtigt, at du i takt med at du gør fremskridt og fjerner opgaver, opdaterer din daglige planlægning. Hvis du allerede har behandlet mange vigtige og presserende opgaver, skal du bruge mere tid på de vigtige og ikke-presserende opgaver. Det bedste er at planlægge ugentligt, evaluere i slutningen af ugen og justere i overensstemmelse hermed.

At vide, hvordan man skelner mellem det, der er vigtigt, og det, der haster, er afgørende for at komme ud af en uproduktiv cirkel.

Forebyggelse af at ende i en uproduktiv cirkel

Ved at følge de angivne trin vil du kunne komme ud af en uproduktiv cirkel. Men hvis du bliver for selvsikker og begynder at udskyde det igen, vil du finde dig selv i den samme situation igen på ingen tid.

Det bedste er at udnytte situationen og etablere et solidt arbejdssystem. Bliv ved med at bruge tidsblokeringssystemet, da det er virkelig nyttigt. Det vigtigste er dog, at du beskytter din hviletid, da din produktivitet i høj grad afhænger af den.