Planlægningsfejl: En hyppig årsag til uproduktivitet

Den primære konsekvens af planlægningsfejl er dårlig planlægning af tid. I visse tilfælde skaber det også en ubalance i planlægning af ressourcer.

Planlægningsfejl er et koncept, vi alle kender til. Det er når, planer ikke hænger sammen med virkeligheden. Det kan ske i alle områder, både på arbejdspladsen og i vores personlige liv. Et perfekt eksempel på planlægningsfejl er, når vi laver en to-do-liste, og mange af tingene stadig ikke er gjort sidst på dagen, ugen eller måneden.

Disse forskelle mellem planer og implementeringer har konsekvenser, når det kommer til tid. De kan også påvirke ressourcer, produktivitet og effektivitet. Planlægningsfejl har endda seriøse effekter på et følelsesmæssigt niveau.

Oprindelsen for planlægningsfejl

Siden industrien startede, har folk talt om planlægningsfejl, bare ikke under det navn. Da den industrielle produktion, og senere samlebåndsproduktionen, tog over, blev tid specielt vigtig. Det primære mål i den kontekst blev at maksimere produktionen på mindst mulig tid. Virksomhedens indtjening afhang af det.

Siden da, er planlægning blevet en vigtig aktivitet både for organisationer og mennesker selv. På trods af det, fandt man hurtigt ud af, at nedskrevne planer næsten aldrig blev udført som tilsigtet.

Der gik mange år, før der blev implementeret en effektiv planlægningsteknik i industrisektoren. På samme tid, på et individuelt niveau og i virksomheder, hvor produktionen afhang mere af mennesker end maskiner, blev det set som en umulig opgave.

I 1979 postulerede Daniel Kahneman og Amos Tversky eksistensen af planlægningsfejl. De så problemet som meget almindeligt og opdagede, at der lå et kognitivt bias til grund for det hele. Der lå et selvbedrag i begrænsningerne i folks virkelighedsopfattelse.

Karakteristika ved planlægningsfejl

Med tiden kom de detaljerede karakteristika for planlægningsfejl frem. I dag ser vi planlægningsfejl som en uvirkelig opfattelse af tid, der skaber fejl i planlægningen af aktiviteter.

Her er de primære karakteristika af planlægningsfejl:

• Eksperter opdager, at mennesker visualiserer de mest optimistiske scenarier under planlægning. Det betyder, at planer er baseret på, at alt går godt, uden modgang og uforudsete problemer.
• Urealistisk tænkning. Tænkning, hvor en persons ønsker påvirker en objektiv vurdering af virkeligheden. Det er, med andre ord, ønsketænkning.
• Der sker en ukorrekt vurdering af egen indsats. Under planlægning, vurderer mennesker egne evner med optimisme. De formoder, at de kan klare opgaverne på kort tid. Dette er en af nøglefaktorerne i planlægningsfejl.
• Under kollektiv planlægning har mennesker det med at lade sig rive med af deres ønske om at imponere andre. Det betyder, at du vil demonstrere, hvor effektiv du er, og derfor opstår der upræcise tidsestimater på, hvor meget tid der skal bruges på diverse opgaver.

Ligeledes er det normalt for folk at tro, at jo hurtigere de gør ting, jo bedre bliver det. Derfor er de ikke omhyggelige med planlægningen af tid, de skal bruge, for at imponere andre.

Konsekvenserne af planlægningsfejl

Den primære konsekvens af planlægningsfejl er dårlig planlægning af tid. I visse tilfælde skaber det også en ubalance i planlægning af ressourcer. Samtidig indbefatter det også dårlig evaluering.

Det værste er dog de problemer, det kan skabe på et personligt niveau. Den personlige, negative effekt er en følelse af konstant frustration. Det giver også en dosis permanent stress. Når vi ikke opnår vores mål, får vi en følelse af anspændthed og ubehag.

Måden at undgå denne kognitive forudindtagethed er at drage fordel af tidligere erfaringer. De giver troværdig data i forhold til, hvor lang tid hver opgave virkeligt tager. Under planlægning er det altid bedre at sætte lidt ekstra tid af til at tage sig af eventuelle problemer og forsinkelser. På den måde løber vi ikke ind i denne frustrationscyklus.