5 tricks til bedre administrering af tid

I løbet af vores daglige liv udøver vi mange forskellige handlinger. Når vi afslutter dem, har vi nogle gange følelsen af, at vi ikke har gjort det effektivt nok, eller at vi slet ikke har gjort noget, hvilket gør os frustrerede.

Hvorfor har vi det på denne måde? Vi har simpelthen ikke administreret vores tid ordentligt.

For at administrere din tid bedre, kan du bruge 5 simple tricks, der vil hjælpe dig med at finde ud af, hvad du gør hver dag, og forbedre hver daglige aktivitet.

“Tid er ikke guld, tid er liv.”

-José Luis Sampedro-

1. Sæt et mål

Stephen Covey, i hans bog 7 Habits of Highly Effective People, fortæller os, at vi skal starte med et slutmål i tankerne.

Men dette mål skal have specifikke kendetegn:

• Specifikt. Målet skal være så specifikt som muligt.
• Målbart. Det er meget vigtigt at kunne måle, hvor vidt du har nået målet eller ej.
• Realistisk. Vi sætter ofte urealistiske mål for os selv, så vi burde ændre dem og gøre det muligt at opnå dem.
• Bestemt tidsperiode. Hvert mål burde have en bestemt periode af tid til at blive opnået. På denne måde kan vi nemt måle, om vi har opnået det eller ej.

2. Fastslå prioriteter

Stephen Covey siger “first thing’s first” for at referere til at skelne mellem, hvad der er vigtigt og nødvendigt, og hvad der ikke er, så du kan prioritere din opgaver.

Covey lavede fire kasser, så du nemt kan klassificere hver aktivitet:

• Tiltrængt og vigtigt.
• Ikke tiltrængt men vigtigt.
• Tiltrængt men ikke vigtigt.
• Hverken tiltrængt eller vigtigt.

Tiltrængte opgaver er dem, der kræver din opmærksomhed med det samme.

Vigtige opgaver er dem, der bidrager til dine langsigtede mål, til dit formål i livet.

“Tid er en skabt ting. At sige ‘jeg har ikke tid’, er som at sige ‘jeg vil ikke’.”

-Lao Tzu-

3. Planlæg dine opgaver

Fra et professionelt synspunkt er der opgaver, der kan defineres som at have høje tilbagekomster (dem du får stor gevinst ud af), og andre som at have lave tilbagekomster (dem der kun bringer lav gevinst).

Hver opgave skal takles på det passende tidspunkt på dagen eller ugen, for at det er effektivt. Vi burde også tænke på den tid, der er krævet, ikke kun til selve opgaven, men også til alt, hvad den involverer (transporttid, telefonopkald, osv.).

Når du planlægger din opgave, burde du dedikere lidt tid til uforudsete vilkår, der kunne dukke op, så du vil kunne adressere dem, hvis de gør.

“Start ikke en dag, en uge, en måned uden at planlægge den.”

-Jim Rohn-

4. Sæt tid af

Hvert minut, vi dedikerer til en opgave, specielt hvis det er en opgave med høj tilbagekomst, burde beskyttes, så der ikke er nogle forstyrrelser.

Det er normalt at blive forstyrret af telefonopkald, e-mails osv. Men vi burde fokusere på at sætte en bestemt mængde tid til side hver dag til at klare en bestemt opgave.

Tim Ferriss, i hans bog The 4-Hour Work Week, definerer forstyrrelse som alt, hvad der forhindrer dig i at færdiggøre en opgave. Han adskiller tre grupper af forstyrrelse:

• Dem, der forårsager, at du mister tid. Disse er dem, der kan ignoreres med lidt eller ingen konsekvenser.
• Dem, der optager tid. Dette er de repetitive opgaver, der forstyrrer dit mest vigtige arbejde.
• Dem, der opstår af ikke at vide, hvordan du skal uddelegere. Disse sker, når andre mennesker har brug for os til at validere simple handlinger, der kunne være klaret alene.

For at være i stand til at sætte tid af, er det vigtigt at lære at sige NEJ til alt, hvad der ikke er relateret til dit projekt, eller der ikke hjælper dig på nogen måde.

I ethvert tilfælde kan du sige “ikke nu” og efterlade den opgave til et mere passende tidspunkt.

Aktiviteterne vi laver, både på arbejde og i vores private liv, burde nogle gange gøres kun af os selv, men andre gange kan de uddelegeres, så du kan arbejde sammen om det. Derfor er det fundamentalt at lære, hvordan du uddelegerer.

5. Mål resultaterne

Når du har sat dig et mål og færdiggjort opgaven, burde du måle, om du har klaret opgaven succesfuldt på den mængde tid, du har sat.

Hvis du ikke har nået det resultat, du ville, kan du evaluere, om dit mål var realistisk eller ej, og justere det for at gøre det muligt.

At administrere din tid korrekt er et skridt mod succes på arbejdet og i livet. At vide, hvad du gør, hvornår du gør det, og hvordan du gør det, er essentielt for at opnå dine drømme.

“Folk ser mig som en ekspert i tidsadministrering. Jeg ser mig selv mere som en ekspert i prioritetsadministrering, jeg sætter også pris på ting. Jeg ved, at investering vil hjælpe min fremtid.”

-Timothy Ferriss-